Los matices en gestión del cambio son clave para conseguir una transformación real de la organización.
Con el objetivo puesto en que los resultados que obtengamos sean tangibles y sostenibles en el tiempo vamos a analizar y ver las diferencias de cómo llevarlo a cabo, ¿implantando o implementando?
Diferencias entre implantar e implementar
Según el diccionario de la lengua española (RAE) la definición de implantar es: “Establecer y poner en ejecución nuevas doctrinas, instituciones, prácticas o costumbres”. Y la definición de implementar es: “Poner en funcionamiento o aplicar métodos, medidas, etc., para llevar algo a cabo.”
Aparentemente ambas definiciones son similares, pero en términos de gestión del cambio, las diferencias son profundas y ponen de manifiesto, de nuevo, la importancia del “CÓMO” para conseguir el “QUÉ”.
Implantación es a implante, …
La definición de implantación se asemeja a la ejecución de nuevas formas de trabajar, donde la importancia radica en lo que se implanta, ya sean doctrinas, prácticas o costumbres con carácter novedoso
Si lo llevamos a términos médicos, un implante es aquella sustancia, tejido o prótesis que se coloca en el cuerpo para mejorar alguna de sus funciones. Por lo que en la medida que sustituya ese órgano por el implante, será la solución al problema detectado.
La acción de implantar en los proyectos de gestión del cambio se asocia a sustituir, colocar o insertar una forma de trabajar por otra.
… lo que implementación es a implemento
Por otro lado, la definición de implementación se centra en los métodos o medidas para conseguir un objetivo, por lo que la importancia está en conseguir el resultado esperado que podremos obtener a partir de aplicar determinados métodos o medidas.
En una implementación el método deberá adaptarse a las particularidades y necesidades del proyecto y entenderemos el implemento como un utensilio para conseguir el fin.
La acción de implementar en los proyectos de cambio se asocia a conseguir, hacer o adoptar formas de trabajar que mejoren los procesos existentes.
Los errores que no te puedes permitir
Desafortunadamente en muchas organizaciones vemos multitud de sistemas informáticos, herramientas 4.0 o sistemas de calidad implantados, pero no implementados.
¿Te suena alguna de estas reflexiones?:
- ¿Cómo puede ser que solo estemos aprovechando el 30% de las capacidades del nuevo ERP?
- ¿Si ya hemos definido el protocolo, actualizado el manual de uso y enviado el power point autoexplicativo, por qué no conseguimos que lo hagan?
- ¿Por qué tardamos tanto tiempo en tomar la decisión si ahora ya disponemos del nuevo sistema de inteligencia artificial?
- ¿Ahora que hemos cambiado nuestro sistema de visualización de indicadores por qué continuamos sin mejorar la operativa?
- ¿Cómo puede ser que teniendo la nueva certificación las incidencias en el servicio hayan bajado tan poco?
De la misma manera que los implantes quirúrgicos pueden producir rechazos por una falta de aceptación del paciente, lo mismo ocurre con la implantación (que no implementación) en las organizaciones de cambios transformacionales.
Cómo implementar (que no implantar) con éxito
Fieles a la metodología PDCA que implementamos, las ordenaremos según:
#1 PLAN
- Evaluar sobre el terreno las necesidades de la organización. No se puede definir una solución desde un despacho, sino a partir de conocer qué es lo que pasa realmente en el día a día.
- Establecer un plan de acción que dé solución a las causas de los problemas y no a los síntomas. Si no se establece el plan, más temprano que tarde, la ineficiencia encuentra su camino para volver a aflorar.
- Establecer un plan de comunicación y formación, de forma que la organización conozca los objetivos del proyecto y sepa “para qué” lo hacemos.
#2 DO
- Establecer una gestión de proyecto como tal, con un plan de proyecto calendarizado en el tiempo, un equipo de proyecto con responsables y reuniones de seguimiento que evalúen el avance del proyecto con horizonte semanal y mensual.
- Involucrar al usuario en el desarrollo de la solución. Debemos contar con el consenso de quien va a convivir con el cambio y conocer su opinión para incorporar nuevos requerimientos al plan definido.
- Apoyarse en el mando intermedio como agente del cambio. Es el elemento clave para detectar y minimizar las resistencias al cambio.
#3 CHECK
- Medir los resultados. Objetiviza los resultados obtenidos para evidenciar la mejora esperada.
- Dar visibilidad a todos los niveles. Cualquier miembro de la organización debe poder evaluar si aquello que se ha definido permite mejorar y poder responder de forma objetiva si hoy ha sido un buen día y por qué.
- Evaluar la evolución. Lo importante no es el dato puntual, sino la evolución diaria, semanal o mensual del indicador.
#4 ACT
- Tomar acciones ante desviaciones. Las desviaciones deben quedar registradas en un formato de uso accesible, con un responsable, con fechas previstas de ejecución y con visibilidad de su avance.
- Establecer reuniones de seguimiento para tomar decisiones compartidas. Prepara bien las reuniones y haz que sirvan para que los líderes del proyecto encuentren el foro de trabajo en equipo.
- Auditar sobre el terreno para identificar nuevas oportunidades.
Como hemos visto, los matices en gestión del cambio son clave para conseguir una transformación real de la organización. Espero que te haya resultado útil y recuerda que la implantación sin implementación no genera resultados.
