“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.”, explicaba William Thomson Kelvin, físico y matemático británico (1824 – 1907) a sus alumnos.
Los quirófanos de un hospital son los responsables del mayor % de ingresos de un centro hospitalario y es donde se concentra una alta actividad de especialización y de valor añadido.
Sin embargo, para muchos gestores sanitarios, la actividad del bloque quirúrgico se asemeja a una caja negra, donde el resultado de su actividad se mide en número (“n”) de intervenciones y otros parámetros de calidad asistencial post intervención.
De su eficiente gestión depende la posible generación de listas de espera, cumplimiento de presupuestos, seguridad del paciente y satisfacción de los profesionales.
Normalmente se asume directamente que la solución al problema es el aumento de recursos: más quirófanos y más profesionales. Sin embargo, no tenemos la certeza de estar aprovechando adecuadamente los que tenemos disponibles.
A esta perspectiva, desde PDCA Operations, para evidenciar la eficiencia del bloque quirúrgico, consideramos que es necesario evaluar el volumen de actividad con relación a la utilización de recursos requeridos.
Poder medir forma parte del cambio necesario para establecer dinámicas de mejora continua.
El bloque quirúrgico por dentro
La actividad quirúrgica cubre un proceso asistencial complejo y abarca un conjunto de actividades (pre-operatorio, intervención quirúrgica, reanimación, reporting al sistema, limpieza, hospitalización) que afectan a distintos colectivos y servicios, con funciones claramente diferenciadas.
La necesaria participación de diferentes colectivos genera una complejidad en la gestión del área, donde deben coordinarse:
- Disponibilidad de los quirófanos según especialidad.
- Preparación de las instalaciones.
- Hora inicio intervención.
- Disponibilidad de materiales esterilizados.
- Agenda de los profesionales.
- Requerimientos, preparación y cita de los pacientes.
- Personal para el traslado de pacientes.
- Espacios disponibles para preparación y rehabilitación de pacientes.
- … entre muchos otros.
El desarrollo de la propia actividad oscila desde intervenciones repetitivas con duración de minutos a intervenciones complejas y sujetas a complicaciones no evitables ni predecibles.
La disponibilidad de mayor tiempo de quirófano depende en gran medida de la correcta coordinación del programa quirúrgico para no infrautilizar las instalaciones o provocar retrasos y cancelaciones de intervenciones.
El rendimiento o productividad está sujeto a numerosos factores tales como tipo de paciente, estandarización del proceso, preparación de materiales, técnicas aplicadas y experiencia del equipo.
En base a los diferentes enfoques de eficiencia (utilización, rendimiento, productividad, calidad) se identifica la necesidad de establecer un indicador global que oriente a la organización del bloque quirúrgico a un objetivo común.
Este indicador debe alinear a los diferentes colectivos hacia la mejora continua de la actividad y que permita obtener el máximo rendimiento, la satisfacción de los profesionales y un mayor y mejor servicio a los pacientes.
Se trata al fin y al cabo de conocer lo bien o mal que estamos aprovechando una instalación fundamental y muy costosa.
Nuestra fuente de inspiración: la gestión industrial
El indicador OEE (Overall Equipment Effectiveness o Eficiencia General de los Equipos) es un indicador internacionalmente reconocido que sirve para medir la eficiencia productiva de la maquinaria industrial.
La ventaja del OEE frente a otros ratios es que mide, en un único indicador, todos los parámetros fundamentales de pérdidas en la producción: la disponibilidad, la velocidad y la calidad.
A nivel de ejemplo obtener un OEE del 55% significa que de cada 100 unidades que se podrían haber producido, sólo se han producido 55 que cumplen todos los estándares de calidad
La adaptación del indicador OEE, procedente del entorno industrial, aplicada a la actividad quirúrgica la establecemos en un nuevo indicador OSE (Overall Surgery Efectiveness).
El OSE es un ratio porcentual que permite medir la eficiencia productiva del proceso quirúrgico, basando el resultado en la actividad desarrollada versus los recursos dedicados.
¿Cómo medimos el OSE (Overall Surgery Efectiveness)?
Este indicador se obtiene, al igual que lo hace el OEE, a partir de tres parámetros: saturación real del área quirúrgica, la productividad de la intervención y la calidad de la intervención.
- La saturación real, se evalúa a partir del tiempo de paciente dentro de quirófano estrictamente.
- La productividad se mide a partir del tiempo estándar de intervención.
- La calidad se mide a partir de tasas de reintervención o intervenciones con complicación.
El resultado de estos tres factores permite medir la eficiencia productiva del proceso quirúrgico
No es raro que el OSE esté en valores inferiores al 60% en un turno del bloque quirúrgico supuestamente saturado
La cuantificación objetiva de la actividad de quirófano, medida en un único indicador, permite a la organización medirse contra un objetivo claro, integrador, representativo y motivador para la identificación de acciones que lo mejoren.
Por lo tanto, se evidencian innovaciones en la aplicación de best practices del sector industrial al entorno de la salud.
¿Qué beneficios podemos esperar?
Como beneficios de la implantación de un sistema de mejora continua basado en el indicador OSE, se identifican:
1.- Dar visibilidad objetiva y en único ratio de la eficiencia global del área quirúrgica
La simplificación de la medición, donde se integra la ocupación del quirófano, con la productividad (contra un estándar), con la calidad asistencial, permite orientar la organización hacia un objetivo único y concreto.
2.- La integración de los diferentes colectivos del bloque quirúrgico.
El OSE contempla la planificación de las diferentes especialidades médicas, los tiempos de preparación y la asistencia a nivel de enfermería, tiempos de intervención, anestesia, espacios, suministros,… por lo que todos los colectivos ven reflejada su eficiencia en el OSE.
3.- La gestión según estándares.
La definición, puesta al día y actualización de los estándares de cada intervención pasa a ser un elemento de la gestión asistencial, puesto que se requiere fijar su estimación, revisión e identificación de desviaciones.
4.- El incremento de la implicación de los profesionales.
Los profesionales ven objetivada la actividad del bloque quirúrgico y las decisiones tomadas son en base a necesidades operativas y no en valoraciones subjetivas o personales.
5.- Generación de nuevas acciones de mejora.
La identificación de acciones de mejora se focaliza en que acciones pueden generar mayor impacto en el OSE. Oftalmología seguramente incidirá en el tiempo de cambio de paciente y traumatología en la disponibilidad de materiales.
6.- Posibilidad de vincularlo a retribución.
Permite asociar el desempeño a retribuciones ligadas a alcanzar un determinado valor de OSE, ya sea individual, por servicio o por actividad del bloque quirúrgico
7- Liberar recursos.
Liberación de recursos asociados, adaptando recursos a la actividad planificada. Esto puede permitir concentrar la actividad, reducir horarios o número de quirófanos requeridos.
8.- Mejora de la eficiencia.
Basado en nuestra experiencia, se pueden alcanzar incrementos de OSE superiores al 25%, medidos desde una situación inicial como punto de partida, en un intervalo de tiempo inferior al año.
9.- Reducir listas de espera.
Ante la decisión de poder poner o no más intervenciones, el OSE permite identificar que servicios o quirófanos pueden absorber más intervenciones.
10.- Generar más ingresos, con costes de estructura similares.
La capacidad de poder realizar más intervenciones por turno, permite diluir los costes de personal fijos en un mayor número de intervenciones a la vez que se generan mayores ingresos.
Conclusiones
La aplicación de los estándares internacionales reconocidos en entornos industriales (Overall Equipment Effectiveness – OEE) que miden la eficiencia de maquinaria industrial pueden adaptarse a un entorno de servicios, y en particular al de la actividad asistencial de un bloque quirúrgico.
La utilización del OSE (Overall Surgery Effectiveness – OSE), como elemento de medición permite impulsar el cambio y la mejora continua a partir de integrar a los diferentes colectivos en un único indicador que mida la eficiencia del bloque quirúrgico: la disponibilidad de quirófanos, la productividad comparada contra el estándar y la calidad de la intervención.
La experiencia desarrollada por PDCA Operations en su implantación nos muestra como la adaptación del conocimiento existente en otros sectores, permite innovar en la gestión del área asistencial, adaptando metodologías ya probadas en ámbitos altamente profesionalizados.
