Mejorar los procesos o mejorar la gestión
En el mundo de la mejora operativa y la transformación organizacional, a menudo nos enfrentamos a un dilema: ¿la mejora proviene de ajustar los procesos o de una gestión efectiva?
La respuesta no siempre es clara, y en este artículo, exploraremos este desafío a partir de dos fábulas que forman parte de nuestra sabiduría popular y que nos enseñan valiosas lecciones sobre la gestión en el mundo empresarial, la fábula de la cigarra y la hormiga y la fábula de la liebre y la tortuga.
En numerosas ocasiones, cuando hablamos de mejora operativa, no queda claro si esta ocurre a partir de mejorar los procesos o mejorar la gestión.
Generalmente se dice que tenemos que mejorar nuestra forma de trabajar, que hay revisar nuestros procesos de trabajo, redefinirlos y así transformaremos nuestra organización.
Y en términos de transformación, mejorar los procesos debería ser el medio pero no el fin para conseguir los objetivos que nos proponemos. Si no existe gestión, podemos mejorar los procesos, pero no en la dirección correcta o con aquello que genera mayor impacto.
Veamos en que se basa una mejora de la gestión operativa en contra de una mejora de los procesos, a partir de estos dos grandes clásicos de la cultura popular.
La fábula de la cigarra y la hormiga
En esta conocida fábula se plantea dos formas de trabajar, una la de la cigarra con visión a corto plazo y la de la hormiga que, anticipando la escasez de comida para el invierno, hace acopio de alimentos en verano en previsión de la estación fría.
Sirva esta fábula para extrapolarlo a las organizaciones. ¿Tienen la cigarra o la hormiga un problema de procesos? ¿No hace la cigarra el trabajo que debe hacer, porque sus procesos son erróneos? ¿O es que la hormiga se aprovisiona correctamente porque en sus procesos así se ha definido?
La diferencia entre la cigarra y la hormiga está en la gestión de sus operaciones, no en sus procesos de trabajo. Gestionar sus operaciones significa anticipar, supervisar, medir y tomar acciones correctoras.
La hormiga ha realizado un ejercicio de anticipación (PLAN), que sigue con esmero y constancia (DO), consciente de la cantidad necesaria que debe acumular para pasar el duro invierno (CHECK) y anima a quien no lo hace (cigarra) tomar acciones correctoras (ACT)
La fábula de la liebre y la tortuga
En esta fábula, se vuelven a plantear dos modelos de trabajo, uno basado en la constancia y la perseverancia y otro basado en la improvisación.
Ambas salen del mismo punto con un mismo objetivo que es ganar la carrera, pero el resultado final no es aparentemente esperado según las características físicas de la liebre y la tortuga.
¿La forma de correr (procesos de trabajo) es incorrecta en alguno de los dos casos? ¿No será que si nos fijamos solo en los procesos, nos puede pasar como a la liebre?
En este caso, se da la paradoja que los procesos de trabajo de la tortuga son mucho más lentos que los de la liebre, razón por la cual la liebre se confía y baja su productividad.
Los procesos de trabajo (forma de correr en ambos modelos son similares), en un caso mas desarrollados, pero no es la causa de no cumplir los objetivos.
De nuevo nos encontramos en que la falta de gestión es lo que hace que la libre pierda la carrera, frente a un modelo de gestión que seguramente lento, asegura obtener el máximo potencial posible de la organización.
En este caso la liebre quizás ha planificado (PLAN), pero ni ha realizado seguimiento (DO), ni ha evaluado el resultado (CHECK) y no ha podido tomar acciones para corregir desviaciones (ACT)
Conclusión:
Cada vez que nos enfrentemos a problemas que parecen estar relacionados con procesos mal definidos es esencial considerar que, en el fondo hay un problema de falta de gestión. Estas fábulas ejemplifican cómo la gestión, basada en un modelo de planificación, seguimiento, evaluación y toma de acciones, puede permitir que una hormiga salve la vida a una cigarra y que una tortuga gane una carrera contra una liebre.
