Una de las demandas más habituales en los centros asistenciales es la falta de recursos.
La incorporación de más recursos se identifica como una de las soluciones más demandadas frente a los numerosos problemas que afectan al día a día.
Sin embargo, no tenemos la certeza de cuántos recursos se requieren, ni de si estamos aprovechando los que disponemos.
¿Realmente faltan recursos humanos en tu organización?
Presuponemos que percepción y realidad son lo mismo. Pero la realidad no es igual para todos, sino algo subjetivo que depende de la interpretación de cada uno de nosotros.
Empecemos por las necesidades de recursos humanos.
En términos de necesidades, es conocido que debido a la mayor esperanza de vida y el incremento de la cronicidad de las enfermedades, entre otros factores, las necesidades de recursos asistenciales se incrementarán, por lo que, si nada cambia, es 100% seguro que faltará más personal del que ya pueda faltar ahora.
Por otra parte, existe escasez de personal asistencial. Lo vemos en los continuos procesos de selección por parte de hospitales y con elevada rotación de profesionales entre centros.
La situación, a priori, se anticipa compleja, elevada demanda contra una oferta de profesionales escasa.
Problemas en la planificación de personal de enfermería
En términos de planificación de personal de enfermería, generalmente se dispone de tablas más o menos sofisticadas que permite conocer, en el mejor de los casos, los profesionales que se requieren para cubrir un determinado turno.
Cuando nos referimos a cubrir, lo entendemos como la asignación de un profesional a un puesto de trabajo para llegar al número de recursos, generalmente fijo, que se definió en su momento.
La mayor dedicación en la realización de la planificación de personal se basa en cubrir vacaciones, cambios de agendas y bajas (generalmente no planificadas)
La forma de evaluar la correcta necesidad de personal se basa en muchas ocasiones en los efectos que produce la falta de recursos, visible en la acumulación de pacientes en salas de espera, retrasos en el programa de quirófano o falta de tiempo en la atención requerida a pacientes hospitalizados.
Esa falta de profesionales genera en el equipo una sobrecarga que de no ser resuelta acaba generando frustración y desmotivación.
Errores a evitar en la planificación de personal de enfermería
Lo que sí evidenciamos en la planificación de personal de enfermería es una falta de visibilidad de los recursos en base a las necesidades.
Puede darse el caso (y se da) que en determinadas franjas horarias exista falta de personal, pero en otras franjas horarias existan profesionales con baja carga de trabajo.
Puesto que las horas disponibles no se pueden estocar, no queda otra que evaluar qué nivel de servicio se requiere y dimensionar las cargas de trabajo asociadas, según intervalo de tiempo.
La correcta asignación de recursos debe realizarse en base a los parámetros de la actividad, esto es:
- Número de visitas agendadas
- Número de pacientes en planta
- Estimación de llegadas de pacientes
7 motivos de resistencia a la gestión del cambio en la planificación de personal de enfermería
Desde nuestra experiencia, la implantación de este ciclo de mejora continua, evidencia diferentes resistencias al cambio tales como:
- Dificultad en incorporar nuevos objetivos de eficiencia a la gestión operativa. Tradicionalmente en aras de defender la calidad asistencial existe un sesgo hacia la falta de recursos, pero no hacia el exceso de los mismos, a contrarrestar mediante objetivos de eficiencia.
- Dificultad en pasar de asignar “personas a sillas” a gestionar ratios de actividad que requieren de una constante adaptación
- Esperar a que las herramientas o los sistemas cubran todos los requerimientos y restricciones. Siempre existirá un componente humano que permitirá mejorar una planificación previa.
- Falta de capacidad de análisis de los indicadores, dejando una mayor influencia a la gestión por percepciones o por momentos puntuales que a los valores objetivos basados en necesidades estimadas.
- Falta de análisis de las causas de las desviaciones. Se debe profundizar en el análisis para identificar, por ejemplo, qué franjas horarias son las que generan las desviaciones. Debemos ampliar ese zoom para que las medias no oculten las variaciones.
- No medir el impacto que se genere fruto de la mejora de la planificación. Todo ese nuevo esfuerzo debe ser compensado por los beneficios que genere esa optimización de recursos.
- Falta de “empuje” por parte de la dirección de los nuevos objetivos marcados. La dirección debe seguir la evolución de los nuevos indicadores y de los resultados que se deriven.
Por qué es importante la gestión del cambio en la planificación de personal de enfermería
La adaptación y gestión del cambio es importante para impulsar el crecimiento de tu organización y conseguir una evolución de manera constante. Solo así conseguirás la excelencia y profesionalidad necesaria para incrementar la rentabilidad de tu organización.
Los datos con los que trabajamos, resultantes de proyectos de transformación del sector Healthcare, dicen que tras su implantación:
- Incremento de hasta un 25% en la disponibilidad de personal a partir de adaptar recursos a necesidades reales
- A nivel cualitativo permite mejorar la coordinación entre áreas, puesto que los parámetros relativos a la actividad, generalmente depende de colectivos diferentes.
- A nivel cultural requiere de añadir nuevos parámetros de gestión basados en la eficiencia, de forma que los gestores de equipos trasladen a la organización la necesidad de mejorar en la asignación de recursos.
- La visibilidad sobre necesidades de carga de trabajo, genera acciones como delegación de tareas, posponer tareas no críticas a horas valle o eliminación de tareas de bajo valor.
- El objetivo es claro, que no falten pero que tampoco sobren recursos.
Cómo mejorar la planificación de personal de enfermería
- PLAN: Establecer objetivos relacionados con la eficiencia en la gestión de recursos humanos. Esto puede establecerse a partir de ratios que dependan de la actividad (auxiliares / visitas, enfermeros / ingresos, celadores / número de intervenciones,…)
- PLAN: Diseñar y poner en marcha una herramienta de planificación de personal de enfermería que dé visibilidad de los trabajadores asignados por área, turno y franja horaria.
- DO: Supervisar la actividad sobre el terreno, para ajustar en el día desviaciones sobre el plan, tales como bajas imprevistas.
- CHECK: Evaluar el resultado basado en datos objetivos.
- ACT: Reuniones de coordinación entre diferentes colectivos para tomar decisiones, identificar acciones con fecha y responsable.
Esperamos haber arrojado algo de luz y te ayude en un asunto tan delicado, importante y necesario para el buen funcionamiento de tu organización.
