Una de las consultas que más estamos recibiendo en los últimos días por parte de los clientes es cómo realizar la recuperación de la actividad de forma paulatina y en concreto, cómo adaptar los recursos operativos a la demanda (que a priori es incierta).
En ello las organizaciones se la juegan, o se quedan cortos de recursos (y pierden facturación), o se quedan ociosos (y generan más costes operativos).
A todos los sectores les preocupa cómo retomar la actividad paralizada, tanto por las incertidumbres sobre qué y a cuántos clientes pueden atender, cómo por poder dimensionar los equipos necesarios para dar el servicio requerido:
- En el sector sanitario, en el reinicio de las consultas e intervenciones, los criterios a aplicar afectan a la criticidad de los pacientes, grupo de riesgo, saturación de las salas de espera para evitar contagios e incorporando el apoyo en tecnologías de telemedicina (que tanta aceptación ha tenido durante el confinamiento).
- En sectores industriales en la apertura de turnos y personal requerido atendiendo a la capacidad de producción o por previsión de entrada de pedidos.
- En sectores de servicios, para decidir la cadencia de apertura de centros, tiendas, horarios requeridos y necesidades de personal asociados.
La clave para la recuperación de la actividad empresarial será la capacidad de las organizaciones para adaptar los recursos operativos a una demanda incierta.
¿Existen herramientas que nos permitan hacer esto?
Ante gestión de demandas de un producto o servicios en un entorno tan complejo como el actual, lo que debemos buscar es una metodología que permita crear escenarios, hacer seguimiento de la realidad y ajustar rápidamente en función de lo que observamos.
En la mayoría de nuestros proyectos aplicamos metodologías PDCA con horizontes diarios, semanales y a lo sumo mensuales. En esta situación, toca aplicar los tres planes a la vez, con decisiones a largo, medio y corto plazo; y además de una semana para la siguiente.
Por todo ello, en PDCA hemos creado el Plan Maestro de Recuperación (PMR), una herramienta que permite transformar la previsión de ventas en capacidades y requerimientos de recursos.
¿Cómo elaborarlo?
Las variables que debemos relacionar en un periodo concreto son el volumen de actividad, los recursos requeridos y el coste de estos recursos. Para conseguir esta relación es necesario:
1.- Calcular las necesidades en tiempo: volumen de actividad x tiempo estándar.
2.- Calcular los recursos en cantidad: aplicar factores de productividad, absentismo o vacaciones requeridas.
3.- Calcular los recursos en coste: recursos necesarios x coste unitario de recurso.
¿Qué conseguimos?
- Equilibrar los recursos a las necesidades a lo largo del periodo establecido.
- Decidir cuál es el personal fijo mínimo necesario y qué personal variable se requiere para cubrir puntas.
- A largo plazo realizar las contrataciones/ajustes de personal para cubrir la demanda de servicios previstos en los presupuestos o previsiones del negocio.
- Reducir la saturación de salas de espera o instalaciones.
Consideraciones finales:
La elaboración de este plan requiere conocer determinados parámetros de la actividad (indicadores clave de volumen, ratios de eficiencia, absentismo, etc.) imprescindibles para que las estimaciones de recursos sean fiables.
A mayor incertidumbre, mayor revisión del plan. Es necesario generar una dinámica de mejora de la herramienta, ya sea por revisión de las previsiones (ampliaciones/reducciones del desconfinamiento) o ajuste de parámetros con la frecuencia adaptada a la evolución de los cambios. Se trata de un modelo iterativo.
Como siempre, la clave no está en acertar en el volumen de recursos en un momento puntual sino en anticipar, decidir, medir y corregir para adaptarnos lo antes posible a las nuevas necesidades.
¡¡En términos de Gestión todo un reto apasionante por delante!!
Equipo PDCA
